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正しい文書を作るには

挨拶文を書くときに、冒頭「謹啓」「拝啓」「前略」などの頭語に対して、「敬白」「敬具」「草々」などの結語で締めをします。
本当の意味を知らずにテンプレートや、引継ぎ資料のコピペをするのは危険です。立場や相手によって失礼をしている場合や、そもそもが間違った表現で引き継がれているなど多々あります。しっかりと意味を知り、正しいマナーに沿ったお手本となるようなスマートな文章を作成しましょう。

まず出す相手を明確に理解しましょう。
会社宛なのか、個人宛なのか、目上の人なのか、多数なのか、など。
頭語
■「謹啓(きんけい)」とは、つつしんで申し上げますという意味があり、目上の人により敬意を高くかしこまった手紙に用います。
■「拝啓(はいけい)」とは、へりくだって申し上げますという意味があり、誰に対しても丁寧になる表現で、良く用いられています。
■「前略(ぜんりゃく)」とはかしこまった文章は省略して、身内や親しい人に対しての表現で、目上の人には用いません。

結語
■「敬白(けいはく)」とは、つつしんで申しましたという意味があり、目上の人により敬意を高くかしこまった手紙に、謹啓の結びとして用います。
■「敬具(けいぐ)」とは、つつしんで申しましたという意味があり、誰に対しても丁寧になる表現で、拝啓の結びとして良く用いられています。
■「草々(そうそう)」とは、あわただしく申しましたという意味があり、簡略に説明しましたという、前略の結びとして用います。

挨拶文書き出し/〇〇の候

頭語があれば、よく用いられる文章として、「○○の候(こう)」や「○○のみぎり」と繋がって行きます。例えば…

拝啓 初春の候、皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

この文章には、時候の挨拶が入っています。1月でいえば初春の候ですが、5月になれば初夏の候となります。この季節を表す文字を間違えないように気を付けましょう。
1月から12月まで時候の言葉を記載しますので、状況に応じて(5月といえども最近寒々しかったりしたときは初夏は避けるなど)使い分けましょう。

1月
新春/初春/仲冬/大寒/厳寒/極寒/酷寒/小寒/寒風/寒冷/厳冬
2月
立春/残寒/余寒/向春/晩冬/晩寒/残雪/暮雪/解氷/春寒/軽暖
3月
早春/初春/春分/春寒/春陽/春暖/浅春/仲春/孟春/春雪/解氷
4月
陽春/春風/春雨/仲春/清和/春宵/春泥/麗春/春爛漫/春風駘蕩
5月
新緑/薫風/若葉/青葉/初夏/軽夏/立夏/惜春/暮春/春雪/芽桜
6月
梅雨/入梅/長雨/初夏/向夏/向暑/首夏/薄暑/麦秋/短夜
7月
盛夏/仲夏/猛暑/大暑/炎暑/酷暑/向暑/灼熱/炎熱/驟雨
8月
立秋/季夏/残暑/晩夏/暮夏/残炎/早涼/納涼/新涼/秋暑
9月
初秋/新秋/爽秋/孟秋/新涼/秋涼/清涼/秋冷/白露/秋晴
10月
爽秋/清秋/秋麗/秋涼/仲秋/錦秋/秋雨/夜長/秋霜/爽涼
11月
晩秋/深秋/暮秋/霜秋/向寒/冷雨/霜寒/木枯/落ち葉/初霜
12月
初冬/初雪/霜寒/寒気/師走/歳末/歳晩/冬至/霜氷/寒冷

文例紹介

次のステップでは文例を紹介して行きます。
これから色々な場面での想定される文書を作成していきますので、こうご期待。
指示書/稟議書/提案書/報告書/届出書/上申書/通知書/依頼書回答書/案内書/議事録/人事録/通知状/案内状/紹介状/依頼状/照会状/納品書/見積書/発注書請求書/回答状/抗議状/督促状/あいさつ状/状態状/悔やみ状/見舞い状

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